Este Sistema Interno de Información se ha puesto en marcha porque la compañía está concienciada con las buenas prácticas empresariales.
Los objetivos principales de este Sistema Interno de Información son: Perseguir la comisión de delitos e infracciones en el desarrollo de las actividades de las empresas y proteger de una manera mucho más efectiva a los informantes de cualquier tipo de represalia, con el fin de fomentar una cultura de denuncia y motivar a más personas a reportar cualquier irregularidad o conducta contraria a la ética y las políticas internas de la organización.
Un ejemplo de infracciones y delitos que se pueden denunciar son los siguientes:
Si tiene cualquier duda sobre uno de los tipos de infracciones o delitos indicados en la lista anterior, o con otro diferente, no dude en ponerse en contacto con nosotros a través del correo compliance@exartia.net. Le atenderemos garantizando su anonimato.
Estos son los aspectos más relevantes de la Ley del Informante:
El anonimato del informante es un derecho fundamental que se reconoce en diversas normativas internacionales y nacionales, con el fin de proteger a las personas que desean denunciar un hecho ilegal o irregular sin poner en riesgo su seguridad o su empleo.
La obligatoriedad de aceptar y tramitar denuncias de forma anónima está contemplada en varias leyes y directivas, como la Directiva de la Unión Europea 2019/1937 y la Ley de Informantes en España. Estas normativas establecen que, siempre y cuando se garantice la confidencialidad y privacidad durante toda la investigación, se deben aceptar y tramitar tanto denuncias anónimas como no anónimas.
En el caso de España, la Ley de Informantes, también conocida como Ley de Protección de los Denunciantes de Corrupción, establece la obligación de garantizar la protección de los denunciantes y de mantener su anonimato en todo momento, salvo en aquellos casos en los que el informante autorice la revelación de su identidad.
El incumplimiento de esta obligación puede ser sancionado con multas de hasta un millón de euros, además de otras medidas disciplinarias o penales en caso de que se produzca algún tipo de represalia contra el informante. Por tanto, es importante que las empresas y organizaciones adopten medidas efectivas para proteger a los denunciantes y garantizar la confidencialidad y privacidad durante todo el proceso de investigación.
La Ley impone al responsable del Sistema Interno de Información la obligación de mantener contacto con el informante de forma anónima y confidencial. Para cumplir con esta obligación, es necesario contar con un software de gestión de denuncias que permita a los denunciantes presentar sus denuncias de forma segura y anónima, así como hacer seguimiento a sus denuncias a través de un usuario anónimo y confidencial.
Además, un software de gestión de denuncias también permite al responsable del Sistema Interno de Información llevar un registro detallado de todas las denuncias recibidas, hacer un seguimiento de las mismas y gestionarlas de manera eficiente. Esto ayuda a garantizar que las denuncias sean atendidas de forma adecuada y que se tomen las medidas necesarias para solucionar los problemas denunciados.
En resumen, contar con un software de gestión de denuncias es esencial para cumplir con la obligación legal de mantener contacto con los denunciantes de forma anónima y confidencial, así como para llevar un registro detallado y gestionar eficientemente las denuncias recibidas.
La normativa requiere que las empresas impartan formación a sus empleados sobre el Sistema Interno de Información y establezcan un sistema de información accesible desde la página de inicio de su sitio web. Esto significa que la empresa debe incluir información clara y detallada sobre el funcionamiento del Sistema Interno de Información, así como el protocolo a seguir para hacer una denuncia. Además, es importante que la empresa promueva el Sistema Interno de Información de manera efectiva, para que los empleados se sientan cómodos utilizando el sistema y se animen a informar sobre cualquier comportamiento indebido o sospechoso.
La inclusión de la publicidad del Sistema Interno de Información en la página web de la empresa es un aspecto clave de la nueva normativa, y puede contribuir significativamente a la prevención y detección de conductas inapropiadas en la empresa.
El Sistema Interno de Información debe estar abierto a terceros además de los empleados de la empresa. Esto significa que cualquier persona que tenga conocimiento de una posible actividad ilegal o inapropiada dentro de la empresa, como un cliente, proveedor o cualquier otra persona, debe tener la capacidad de hacer una denuncia a través del Sistema Interno de Información establecido. De esta manera, se fomenta una cultura de transparencia y responsabilidad, y se pueden detectar y abordar los problemas de manera oportuna. Es importante que el Sistema Interno de Información sea accesible, confidencial y seguro para garantizar la protección del informante y la integridad del proceso de denuncia.
La prohibición de represalias contra el informante es un aspecto crucial de cualquier normativa de denuncias o whistleblowing. Este elemento tiene como objetivo proteger al informante de cualquier represalia o retaliación por parte del empleador, proveedor u otra parte interesada después de que se haya realizado una denuncia de mala conducta o irregularidad.
Para garantizar que los denunciantes estén protegidos, muchas leyes y normativas incluyen disposiciones que prohíben específicamente cualquier represalia contra el informante. Estas disposiciones pueden incluir la imposición de multas o sanciones, la protección contra el despido o cualquier otra forma de discriminación o represalia.
Es importante destacar que estas disposiciones no solo protegen al informante, sino que también pueden ayudar a promover una cultura de transparencia y responsabilidad. Si los empleados se sienten seguros al denunciar posibles irregularidades sin temor a represalias, es más probable que se detecten y corrijan los problemas antes de que se conviertan en mayores.
En resumen, la prohibición de represalias contra el informante es un elemento fundamental de cualquier normativa de denuncias o whistleblowing. Su inclusión en la ley y su aplicación efectiva son cruciales para proteger a los denunciantes y promover una cultura de transparencia y responsabilidad en las organizaciones.
La prohibición de represalias es una medida importante para proteger a las personas que presenten una comunicación o revelación pública en el ámbito laboral o profesional. La Ley establece que cualquier acto u omisión que suponga un trato desfavorable a estas personas, solo por su condición de informantes, constituye una represalia y está prohibido por la ley.
La lista de acciones que se pueden considerar represalias es solo a título ejemplificativo, lo que significa que cualquier acción que tenga como objetivo perjudicar a un informante puede considerarse una represalia.
En caso de que se tomen medidas perjudiciales contra un informante, corresponderá a la entidad que haya tomado esa medida probar que se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación o revelación pública.
Además de la prohibición de represalias, la Ley también establece medidas de apoyo para los informantes, que incluyen asesoramiento público y gratuito sobre procedimientos y recursos disponibles, asistencia efectiva por parte de las autoridades en relación con la protección frente a represalias y, en su caso, apoyo financiero o psicológico. Estas medidas de apoyo son importantes para asegurar que los informantes puedan presentar sus comunicaciones o revelaciones públicas sin temor a represalias.
El régimen sancionador al que hace referencia la Ley se refiere a las medidas que se pueden tomar para sancionar cualquier conducta que suponga una infracción de los derechos y garantías previstos en la ley.
Las infracciones pueden incluir cualquier actuación que limite los derechos y garantías establecidos en la ley, ya sea a través de contratos o acuerdos a nivel individual o colectivo. También se considera infracción cualquier intento o acción efectiva de obstaculizar la presentación de comunicaciones o de impedir, frustrar o ralentizar su seguimiento. Además, se considera una infracción la aportación de información o documentación falsa por parte de los requeridos para ello.
Otras infracciones que pueden ser sancionadas incluyen la adopción de cualquier represalia contra una persona que haya presentado una comunicación, así como la vulneración de las garantías de confidencialidad y anonimato establecidas en la ley.
En cuanto a las medidas que pueden ser tomadas, la Ley establece un régimen sancionador que puede incluir sanciones económicas, la suspensión temporal o definitiva de actividades, la inhabilitación para el ejercicio de determinadas actividades, la retirada de ayudas o subvenciones, entre otras medidas. Las sanciones pueden variar en función de la gravedad de la infracción y de las circunstancias específicas del caso.
Pulse el enlace “Presentar una denuncia”.
Dentro de la primera pestaña “Paso 1 - Información”, indíquenos la siguiente información:
Dentro de la segunda pestaña “Paso 2 - Anonimato”, indíquenos la siguiente información:
Dentro de la segunda pestaña “Paso 3 - Comunicación”, indíquenos la siguiente información:
Una vez enviada la denuncia, en un periodo no superior de 7 días nos pondremos en contacto con usted.
Recuerde que por su seguridad y confidencialidad, toda la información que le remitamos se la enviaremos a través del “Canal de Comunicación Seguro”.
Al tratarse de un medio de comunicación NO seguro, aunque nos haya facilitado su dirección de correo electrónico, no le enviaremos ninguna información por este medio. Sólo recibirá notificaciones.
Pulse el enlace “Consultar el estado de mi denuncia”.
Introduzca el número de denuncia que le proporcionamos.
Una vez identificado correctamente, el sistema le mostrará la lista de “movimientos” que se hayan producido relacionados con su denuncia.
Para su conocimiento y seguridad, la mera consulta por su parte, del estado de la denuncia, dejará constancia.
El “Canal de Comunicación Seguro”, como dice su nombre, es un sistema que permite mantener una comunicación segura y confidencial, entre usted y el Gestor del “Sistema Interno de Información”.
En el caso de que usted decida mantener el anonimato, este será el único medio de comunicación que el Gestor tendrá para ponerse en contacto con usted. Es por ello que, si esa es su situación, deberá entrar periódicamente al “Canal de Comunicación Seguro” para consultar si tiene nuevos mensajes.
Aun en el caso de que usted no quiera mantener el anonimato y proporcione una dirección de correo electrónico, el Gestor del “Sistema Interno de Información” sólo utilizará el “Canal de Comunicación Seguro” para ponerse en contacto con usted, y a su vez, usted sólo podrá utilizar el citado medio de comunicación para ponerse en contacto con el Gestor del Canal.
El motivo de todo ello es para proteger su seguridad y la confidencialidad de la información que intercambie con el Gestor del Canal.
Tenga en cuanta que la comunicación mediante correo electrónico no es segura y no garantiza la confidencialidad de la información que contenga.
Sólo utilizaremos la dirección de correo electrónico que nos haya facilitado para enviarle notificaciones que le avisen de que tiene nuevos mensajes pendientes de leer dentro del “Canal de Comunicación Seguro”.
Pulse el enlace “Canal de Comunicaciones Seguro”.
Introduzca el número de denuncia que le proporcionamos.
Una vez identificado correctamente, el sistema le mostrará la lista de “mensajes” que se hayan enviado y/o recibido relacionados con su denuncia.
Una vez enviada la denuncia, se abrirá un periodo de investigación para esclarecer los hechos denunciados.
Es probable que, en el transcurso de esta investigación, el Gestor del Canal encargado de su caso precise de información adicional que le ayuden en su labor de investigación.
Llegado a este punto, el Gestor del Canal le enviará un mensaje a través del “Canal de Comunicación Seguro” con la solicitud.
Recuerde que tal y como explicamos en el punto de ayuda “¿Para qué sirve el ‘Canal de Comunicaciones Seguro’?”, sólo utilizaremos la dirección de correo electrónico que nos haya facilitado para enviarle notificaciones que le avisen de que tiene nuevos mensajes pendientes de leer dentro del “Canal de Comunicación Seguro”, y que deberá entrar en este medio de comunicación para consultar el contenido de la petición y para responder a ésta.
También se pondrá en contacto usted el Gestor del Canal, para informarle de la resolución del caso.
Si tiene cualquier otra duda, sugerencia o cuestión, puede enviar un email a la dirección compliance@exartia.net. Le responderemos con la mayor brevedad posible.